香港公司法定秘書服務

一、法定秘書服務的定義:

香港<<公司條例>>規定,在香港成立注冊一家有限公司必須有一名香港法定秘書,法定秘書由香港本地自然人或法人擔任。 提供法定秘書的同時,一般還有償提供注冊地址和處理政府來往文件。法定秘書相等于海外人士在香港的代言人,法定秘書對公司沒有直接的控制權或擁有權,但如果公司發生問題,法定秘書是要擔當一定責任的。 法定秘書的服務功能有別于商務秘書。法定秘書是在注冊有限公司時法律要求必須存在的,不可以把法定秘書當成每天為我們處理商務的商務秘書。

二、法定秘書的功能:
在香港注冊的有限公司,都需要根據香港公司法(香港法例《公司條例》第三十二章)委任董事及公司秘書,以便履行公司的法定責任,及維持公司基本的運作。由二零零四年二月十三日開始,董事的最低要求由兩位減至一位,而公司秘書并不能由唯一的公司董事擔任。 公司秘書乃法定職位,其職務包括向公司注冊處申報有關公司的結構、任何主要人事的變動;亦需為董事局擬備公司的會議議程、籌備周年股東大會及對相關的法定條例提供專業咨詢。

三、秘書的任職資格:
公司秘書可以是一個自然人或一個法人團體。若為個人,該人必須經常居住于香港;若為法人團體,該法人團體必須在香港有注冊地址或營業地點。上市公司對秘書的要求較為嚴格。上市公司的秘書必須是個人而非法人團體,而且該人必須是英國特許秘書及行政人員公會香港分會會員、律師、大律師或專業會計師,而且必須得到聯合交易所認可其在學術及專業資格方面足以履行其職責。 根據法例,公司秘書一職可由董事兼任,即具有雙重身分。當一份檔應由董事和秘書聯合簽署時,具有董事和秘書雙重身分的人士只能以秘書的身分簽署。在大陸地址提供香港公司注冊服務的秘書,通常會法人團體,例如:世宇秘書(香港)有限公司,該公司為客戶提供秘書服務,那么,在相關的公司注冊登記政府文件上,會有相關的登記記載;相應的,在公司任何文件或人事變更時,年檢報稅時,也會有相關的登記記錄。

四、香港公司法定秘書的責任:
公司秘書的責任取決于其與秘書代理公司的安排。是否有另外交繳秘書服務費用是關鍵。
一般來說,秘書應確保公司的運作符合《公司條例》的要求。公司秘書通常有以下幾項責任: 
(1) 參加股東大會和董事會,編寫會議記錄 
(2) 在董事會的指示下,發通知給有權出席股東大會和董事會的所有人員
(3) 秘書有時應加簽檔和蓋章 
(4) 有償處理股權轉讓事宜  
(5) 保存會議記錄、股東名冊、董事和秘書名冊、抵押名冊 
(6) 按規定向公司注冊處提交有關文件, 例如年度報表,更改董事或股東的通知等。
*鑒于大部分國內人士,注冊香港公司的目的是進行外貿生意,品牌建設以及融資上市,比如貿易需要注冊的人士,通常為低端需求,在選擇秘書服務項目時,因為涉及到服務費用支出,往往為避重就輕,只選擇常見的服務項目為主,如年年檢,報稅,地址服務三項。其它基本不選擇,其實這種風險是存在的。如掛水牌與會議記錄,世宇秘書的通常要求客戶選擇全套的法定秘書服務。

五、法定秘書服務包括:
1.為需要在香港注冊公司的人士,提供注冊地址掛靠及秘書;
2.提供擔保人和代言人,提供本地人擔任董事及股東;實際上秘書公司即是擔保人。
3.秘書服務代收及處理公司政府及銀行往來信件;
4.提供香港電話及傳真號碼做公司宣傳用(如名片、信頭紙、宣傳資料等);
6.提供商務電話傳真接收服務,專人接聽來電、接收傳真、記錄留言、轉達口訊;
7.將收到的傳真及信件原件定期轉寄給收件人或自行到我司領取;
8.提供獨立專線電話轉接服務,可將來電轉撥至指定電話上接聽;(獨立專線)
9.秘書服務 收郵件及小件物品,可暫存或按客戶旨意代為有償處理;
10.提供會議室及商務會客接待服務。
11.申請商品出入口證,進出口報關,商品條碼等。
12.安排辦理公司年審事宜:換領新的商業登記證,代繳政府登記費及徽費;秘書服務制作及呈交周年報表,代繳政府年費登記費;
13.處理及保存公司之法定記錄(股東及董事名冊);
14.安排及出席董事/股東會議,編制及保存公司之法定會議記錄;
15.代公司保持和政府部門之間的聯絡,響應政府部門的查詢;
*以上各項服務,均是有償提供。

六、關于提供香港公司法定秘書服務費用問題:
眾所周知,香港地少人多,寸土寸金,在香港設立辦公室辦公,費用昂貴,作為專業提供注冊香港公司法定秘書服務的代理公司,均會收取秘書服務費用以維持公司的運作力量。只是最近兩年,代理注冊公司行業魚龍混雜,大家要注意選擇代理。

注冊了香港公司可以用來打香港品牌,可以在大陸設立辦事處,可以做投融資平臺,可以做外貿以及實體經營,會運用香港公司服務于生活,好處數不勝數;世宇秘書作為一級代理商,在香港、深圳、廣州三地實體辦公,可為您有償提供必要的法定秘書服務。包括公司注冊,年檢,稅務申報,做賬審計,公證,核證,更名改股,轉讓注銷,商標注冊等一條龍服務。歡迎同行加盟。

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